Rủi ro lớn nhất của mô hình chai thủy tinh tái chiết không phải vỡ, không phải vệ sinh, cũng không phải giá. Nó là thiếu hàng vào đúng tuần đông khách nhất. Chai nhựa dùng một lần thì bạn gọi thêm là có, vì nó là hàng tồn kho thông thường. Chai tái chiết thì không, vì số chai đang lưu hành là một lượng tài sản hữu hạn đang chạy vòng tròn giữa khách sạn và nhà máy. Muốn có thêm chai trong tuần tới, ai đó phải đã đầu tư chai đó từ nhiều tuần trước. Mọi con số trong bài đều là ví dụ tính toán để minh họa công thức, không phải số liệu thực của một khách sạn nào và không phải năng lực công bố của chúng tôi.
Nguyên nhân số một gây thiếu hàng: tính theo công suất trung bình năm
Khi làm kế hoạch, bộ phận mua hàng thường lấy công suất trung bình cả năm, nhân với tiêu chuẩn chai mỗi phòng, ra một con số gọn gàng rồi gửi cho nhà cung cấp. Con số đó đúng về tổng sản lượng cả năm và sai về mọi thứ khác. Nhu cầu không trải đều, mà dồn vào vài tháng, và trong những tháng đó dồn vào vài cuối tuần.
Ví dụ tính toán: khách sạn giả định 120 phòng, tiêu chuẩn 2 chai mỗi phòng mỗi đêm. Công suất trung bình năm 65 phần trăm cho ra 78 phòng bán mỗi đêm, tức 156 chai mỗi đêm. Công suất đỉnh 95 phần trăm cho ra 114 phòng, tức 228 chai mỗi đêm. Tỷ lệ giữa hai con số là khoảng 1,46 lần. Nếu hệ thống được thiết kế theo 156, nó sẽ thiếu gần một nửa vào đúng lúc bạn cần nhất.
Thêm một lớp nữa mà ít ai tính: trong mùa cao điểm, mức tiêu thụ trên lượt phòng thường cũng tăng, không chỉ số phòng tăng. Thời tiết nóng, khách ở đông người một phòng, khách đi tour về khát nước, và lễ tân hay đưa thêm chai cho khách đoàn. Nếu bạn đã theo dõi chỉ số chai trên lượt phòng đêm như mô tả trong bài về KPI đo lường chương trình giảm nhựa, chính số liệu của bạn sẽ nói điều này. Nếu chưa theo dõi, hãy giả định mức tăng và ghi rõ đó là giả định.
Công thức tính số chai cần luân chuyển
Phần cốt lõi. Số chai cần luân chuyển không phải số chai tiêu thụ mỗi ngày, mà là số chai tiêu thụ mỗi ngày nhân với độ dài của một vòng quay, cộng đệm an toàn:
Số chai luân chuyển = (chai tiêu thụ mỗi ngày ở công suất đỉnh) x (số ngày của một vòng quay) x (1 + đệm an toàn)
Một vòng quay gồm năm chặng, và bạn phải cộng hết, không được bỏ chặng nào:
- Chai đầy nằm trong kho khách sạn chờ đưa lên phòng.
- Chai nằm trong phòng khách, có thể nhiều ngày nếu khách ở dài.
- Vỏ rỗng nằm ở kho tầng hoặc kho chính chờ xe thu gom.
- Vỏ trên đường về nhà máy và trong quy trình rửa, tiệt trùng, kiểm tra, chiết lại.
- Chai đầy trên đường quay lại kho khách sạn.
Ví dụ tính toán tiếp theo số ở trên, với giả định tần suất giao và thu hai ngày một lần và vòng quay 5 ngày: số chai luân chuyển bằng 228 nhân 5, tức 1.140 chai. Thêm đệm an toàn 20 phần trăm thành khoảng 1.368 chai, làm tròn lên theo số chai mỗi két. Nếu tính theo công suất trung bình, con số sẽ là 156 nhân 5 cộng đệm, tức khoảng 936 chai. Chênh lệch giữa hai cách tính là khoảng 430 chai, đủ để một cuối tuần cao điểm không có nước trong phòng.
Ba điều làm vòng quay dài ra mà khách sạn kiểm soát được: vỏ đọng ở kho tầng vì không ai gom về kho chính, xe thu gom đến mà vỏ chưa đếm xong nên phải chờ chuyến sau, và vỏ bị lẫn với chai loại nên phải tách lại. Cả ba đều thuộc quy trình tại tầng, được xử lý trong tài liệu đào tạo nhân viên buồng phòng. Phần chặng nhà máy thuộc nhà cung cấp, mô tả trong bài về quy trình tái chiết khép kín, còn phần vận chuyển hai chiều nằm trong bài về logistics chai tuần hoàn. Khi đàm phán, hãy hỏi thẳng nhà cung cấp vòng quay thực tế của họ là bao nhiêu ngày, đừng ước.
Đệm an toàn bao nhiêu là hợp lý
Không có con số đúng cho mọi trường hợp, nhưng có ba yếu tố quyết định nên đệm dày hay mỏng.
- Biên độ công suất. Cơ sở biến động từ 40 lên 95 phần trăm cần đệm dày hơn cơ sở chạy ổn định quanh 70 phần trăm.
- Tần suất giao. Giao hằng ngày thì đệm mỏng được. Giao ba ngày một lần thì phải đệm dày, vì một chuyến trễ là ba ngày không có hàng.
- Khoảng cách tới kho trung chuyển của nhà cung cấp. Càng xa, rủi ro chậm càng cao, đệm càng phải dày.
Một lưu ý thật lòng: đệm dày không miễn phí. Chai đệm là chai ai đó đã bỏ tiền ra sản xuất và đang nằm im, thể hiện qua mức đặt cọc vỏ hoặc qua giá. Đòi đệm rất dày thì đừng ngạc nhiên khi báo giá cao hơn. Đó là một trong những cấu phần cần tách bạch trong mẫu báo giá, như mô tả trong bài về hồ sơ mời thầu nước uống cho chuỗi khách sạn.
Mùa cao điểm không giống nhau giữa các địa bàn
Điểm rất quan trọng với chuỗi có cơ sở ở nhiều nơi, và cũng là điểm có lợi nếu bạn biết dùng. Hạ Long và vịnh có cao điểm rõ rệt vào mùa hè và các kỳ nghỉ dài, với áp lực dồn vào cuối tuần và phụ thuộc thời tiết biển, bối cảnh ở đây được mô tả trong bài về nước uống không nhựa dùng một lần cho khách sạn Hạ Long. Riêng khối tàu thì khác hẳn vì lịch chạy tàu quyết định nhịp giao nhận, xem bài về tàu du lịch và du thuyền Hạ Long. Cát Bà và Hải Phòng có nhịp biển tương tự nhưng chịu thêm yếu tố phà và thời tiết, làm vòng quay dài hơn vào những ngày xấu, chi tiết trong bài về khách sạn Cát Bà và Hải Phòng.
Ninh Bình và Tràng An có cao điểm lệch hẳn, mạnh vào mùa xuân và mùa thu, thường trầm vào giữa hè, xem bài về khách sạn Ninh Bình và Tràng An. Hà Nội dễ dự báo nhất vì có nền khách công tác trải đều quanh năm và đỉnh phụ thuộc mùa họp và sự kiện hơn là mùa du lịch, xem bài về khách sạn phố cổ Hà Nội. Với khối MICE, đỉnh có thể ập đến trong một ngày và cao gấp nhiều lần ngày thường, nên phải tính riêng, không trộn vào nhu cầu phòng khách. Nếu chuỗi của bạn có cơ sở ở cả Hạ Long và Hà Nội, đây là lợi thế thật: hai đỉnh lệch pha nhau, nên số chai luân chuyển có thể điều phối giữa hai nơi thay vì cộng dồn hai đỉnh, và khả năng điều phối này nên được đưa vào hợp đồng cung cấp nước đóng chai.
Lịch chốt số với nhà cung cấp
Bảng dưới đây là ví dụ về lịch làm việc, mốc thời gian cần điều chỉnh theo năng lực nhà cung cấp cụ thể.
| Thời điểm | Việc cần làm | Ai chủ trì |
|---|---|---|
| Trước mùa 12 tuần | Chốt dự báo công suất đỉnh theo tuần, không theo tháng | Doanh thu và đặt phòng |
| Trước mùa 10 tuần | Tính số chai luân chuyển cần thiết, gửi nhà cung cấp bằng văn bản | Mua hàng |
| Trước mùa 8 tuần | Nhà cung cấp xác nhận năng lực, nêu rõ phần họ không đáp ứng được | Nhà cung cấp |
| Trước mùa 6 tuần | Chốt phương án cho phần thiếu, ký phụ lục nếu cần | Mua hàng và vận hành |
| Trước mùa 2 đến 4 tuần | Tăng tần suất giao thu, rà kho tầng và số két, đào tạo lại nhân sự mùa vụ | Vận hành và buồng phòng |
| Trong mùa, hằng tuần | Đối chiếu số vỏ tồn ở kho, phát hiện tắc nghẽn sớm | Vận hành |
Hai mốc quan trọng nhất là 10 tuần và 8 tuần. Mốc 10 tuần là lúc bạn còn kịp để nhà cung cấp chuẩn bị thêm chai. Mốc 8 tuần là lúc bạn cần một câu trả lời thật, kể cả câu trả lời không dễ nghe. Một nhà cung cấp nói yên tâm, bao nhiêu cũng có ở mốc này là dấu hiệu đáng lo hơn là dấu hiệu tốt, vì năng lực chai luân chuyển là con số họ đếm được, không phải cảm nhận.
Còn một rủi ro hệ thống cần nói rõ: nhu cầu của các khách sạn trong cùng một địa bàn tương quan rất mạnh với nhau, vì mùa du lịch là chung. Khi cả Hạ Long đầy phòng vào một cuối tuần lễ, mọi khách hàng của cùng một nhà cung cấp cùng cần thêm chai, trong khi tổng số chai lưu hành và công suất nhà máy rửa đều cố định. Vì vậy một cam kết chung chung kiểu đáp ứng đủ nhu cầu không có giá trị. Cái bạn cần là một con số chai cam kết giữ riêng cho cơ sở của bạn trong mùa, ghi vào văn bản, kèm cách xử lý nếu không đủ. Nhà cung cấp tử tế sẽ đồng ý và có thể đòi cam kết sản lượng tối thiểu để đổi lại, đó là một cuộc trao đổi công bằng.
Phương án dự phòng khi thiếu
Phải có sẵn trước mùa, không phải đi tìm giữa mùa. Bốn phương án, theo thứ tự ưu tiên:
- Tăng tần suất giao thu thay vì tăng số chai. Đòn bẩy rẻ nhất: rút vòng quay từ 5 ngày về 3 ngày làm giảm đáng kể số chai cần luân chuyển với cùng mức tiêu thụ. Điều kiện: kho tầng và nhân sự phải theo được nhịp đó.
- Ưu tiên khu vực. Khi thiếu, giữ chai thủy tinh cho phòng khách và nhà hàng, các điểm ít nhìn thấy hơn chuyển sang phương án khác. Quyết định này nên làm trước và viết ra, để đêm cao điểm không phải tranh luận.
- Bình nước lớn cho khu nhân viên và khu hậu cần. Giải phóng một phần nhu cầu mà không ảnh hưởng trải nghiệm khách.
- Chai nhựa dự phòng, số lượng tối thiểu, có ghi chép. Một lượng nhỏ dự phòng tốt hơn là để phòng khách không có nước, nhưng phải ghi vào sổ và đưa vào dòng chai nhựa còn dùng trong báo cáo, đừng ẩn đi. Cách trình bày đúng nằm trong bài về đưa số liệu bao bì vào báo cáo ESG.
Điểm bất lợi, nói cho đủ
Mô hình tái chiết kém linh hoạt hơn chai nhựa dùng một lần, và đó không phải khuyết điểm có thể khắc phục bằng nỗ lực. Nó nằm trong bản chất: số chai lưu hành là vốn đã đầu tư, công suất rửa tiệt trùng là năng lực cố định, và cả hai không nở ra trong một tuần. Khách sạn có biên độ công suất cực lớn, hoặc nhận đoàn lớn đột xuất thường xuyên, sẽ thấy mô hình này gò bó. Với những cơ sở đó, phương án hợp lý là dùng chai tái chiết cho phần nhu cầu nền ổn định và có phương án khác cho phần đỉnh, thay vì cố ép một mô hình làm cả hai việc. Nói thật thêm về chúng tôi: chúng tôi phục vụ Hạ Long, Quảng Ninh, Hải Phòng và Hà Nội, không phủ toàn quốc, và năng lực của chúng tôi trong một mùa cao điểm cũng có giới hạn như mọi nhà cung cấp tái chiết khác.
Đặt việc dự báo vào đúng chỗ
Nếu bạn đang chuẩn bị chuyển đổi, đừng chọn mốc khởi động ngay trước mùa cao điểm. Chọn một giai đoạn có công suất trung bình để buồng phòng kịp quen việc và để bạn kịp đo được vòng quay thực tế trước khi áp lực đến. Lộ trình 90 ngày đưa khách sạn về trạng thái không nhựa dùng một lần đã tính đến điều này trong cách xếp mốc. Thêm một lý do để không trì hoãn: áp lực từ địa phương đang thật và đang tăng. Hạ Long đã xử lý rác thải nhựa một cách kiên quyết, đã có trường hợp tàu du lịch bị xử phạt vì để khách dùng đồ nhựa một lần trên vịnh, và xu hướng chung được mô tả trong bài về du lịch hướng đến không rác thải nhựa. Đợi đến khi bị kiểm tra rồi chuyển đổi gấp đồng nghĩa với chuyển đổi đúng mùa cao điểm, tức kịch bản tệ nhất trong toàn bộ bài này.
Tóm lại
Tính theo công suất đỉnh chứ không theo trung bình năm, nhân với số ngày của vòng quay thật chứ không phải vòng quay lý thuyết, cộng đệm an toàn tương xứng với biên độ của cơ sở, chốt số với nhà cung cấp từ 10 tuần trước mùa, và chuẩn bị phương án dự phòng trên giấy trước khi cần tới nó. Rút ngắn vòng quay là đòn bẩy rẻ nhất và thường bị bỏ qua đầu tiên.
Thông số chai 330ml và 500ml cùng cách đóng két có trên trang sản phẩm, dùng để đối chiếu khi bạn tính số két và diện tích kho tầng. Nếu bạn muốn chúng tôi tính cùng bạn số chai luân chuyển cho mùa tới, dựa trên công suất đỉnh và vòng quay thực tế của cơ sở, hãy liên hệ qua trang liên hệ hoặc gọi +84 906 150 392, tốt nhất từ 10 tuần trước mùa. Với các cơ sở ngoài vùng chúng tôi phục vụ, công thức và lịch làm việc trong bài vẫn dùng được với nhà cung cấp địa phương của bạn.