Khi một chuỗi khách sạn đưa hạng mục nước uống vào diện mua tập trung, phần lớn hồ sơ mời thầu được sao lại từ một hồ sơ hàng tiêu dùng cũ. Điều đó hoạt động ổn với khăn giấy và xà phòng, và rất tệ với nước đóng chai thủy tinh tái chiết, vì mô hình này không bán một món hàng mà bán một dịch vụ có chiều đi và chiều về. Bài này viết cho trưởng bộ phận mua hàng và ban mua tập trung.
Sai lầm lớn nhất: chấm theo đơn giá mỗi chai
Nói trước điều quan trọng nhất. Nếu tiêu chí chấm chính của bạn là đơn giá mỗi chai, bạn gần như chắc chắn sẽ chọn sai nhà cung cấp. Lý do không phải đạo đức mà là toán học: trong mô hình tái chiết, tiền nước chỉ là một phần của tổng chi phí. Những phần còn lại gồm phí logistics cho chiều giao và chiều thu, tiền đặt cọc vỏ, giá trị vỏ mất và vỡ, cùng thời gian nhân sự khách sạn bỏ ra để đếm và bàn giao.
Một nhà cung cấp có thể hạ giá nước thật sâu rồi bù lại ở tần suất giao thưa, ở phí giao ngoài lịch, hoặc ở điều kiện đặt cọc vỏ khắt khe. Tất cả đều hợp pháp và đều làm tổng chi phí cao hơn phương án trông đắt hơn trên bảng báo giá. Cách bóc tách đầy đủ nằm trong bài về chi phí thật của nước uống trong phòng khách sạn, nên đọc trước khi viết mẫu báo giá. Đơn vị so sánh đúng là tổng chi phí trên lượt phòng đêm, tính theo cả năm, có tính mùa. Đặt đúng đơn vị này vào hồ sơ, mọi nhà thầu buộc phải trả lời theo cùng một ngôn ngữ.
Cấu trúc hồ sơ mời thầu, bảy phần
Cấu trúc dưới đây đã bỏ những phần thủ tục mà bộ phận pháp chế đã có mẫu, chỉ giữ phần đặc thù cho hạng mục nước uống tái chiết.
- Phạm vi và danh mục điểm phục vụ. Từng cơ sở, kèm địa chỉ, số phòng, các điểm phục vụ ngoài phòng khách, và cả công suất trung bình lẫn công suất đỉnh của 12 tháng gần nhất. Thiếu công suất đỉnh thì nhà thầu không báo giá đúng được.
- Yêu cầu kỹ thuật sản phẩm. Dung tích, loại chai, kiểu ghi nhãn hoặc khắc, hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, hồ sơ kiểm nghiệm định kỳ.
- Yêu cầu dịch vụ. Tần suất giao, khung giờ giao, thời gian đáp ứng đơn bổ sung, cách thu hồi vỏ, mẫu biên bản giao nhận.
- Mẫu báo giá bắt buộc. Phần quan trọng nhất, nói kỹ ở dưới.
- Yêu cầu dữ liệu và báo cáo. Số chai giao và số vỏ nhận về theo tháng, bằng văn bản. Nghe nhỏ nhưng là điều kiện để bạn đưa số liệu bao bì vào báo cáo ESG về sau.
- SLA và chế tài. Nói riêng ở mục dưới, vì mùa cao điểm cần điều khoản khác với mùa thường.
- Tiêu chí và trọng số chấm. Công bố trước trong hồ sơ, không giữ kín. Nhà thầu biết trọng số sẽ đầu tư vào đúng chỗ bạn cần.
Mẫu báo giá: bắt buộc tách bạch
Công cụ mạnh nhất trong tay bộ phận mua hàng. Không cho nhà thầu tự thiết kế bảng giá. Phát một mẫu và yêu cầu điền đúng ô. Bốn nhóm phải tách riêng:
- Tiền nước theo từng dung tích, ví dụ 330ml và 500ml, cho từng mức sản lượng bậc thang.
- Phí logistics tách thành chiều giao và chiều thu hồi, theo từng địa điểm, kèm đơn giá cho chuyến giao ngoài lịch.
- Đặt cọc vỏ gồm mức cọc mỗi chai hoặc mỗi két, số chai tối thiểu cần lưu hành, điều kiện hoàn cọc và cách xử lý chai vỡ.
- Các khoản khác gồm khắc logo, két và giá đựng, phí thiết lập ban đầu, đào tạo nhân viên, phí phát sinh khi đổi thiết kế khắc.
Sau đó bạn tự cộng và chia theo lượt phòng đêm dự kiến cả năm. Đừng yêu cầu nhà thầu tự tính con số này, vì mỗi bên sẽ dùng một giả định công suất khác nhau và bạn mất khả năng so sánh. Bạn nắm công suất, bạn tính. Thêm một ô nữa rất đáng đưa vào mẫu: yêu cầu nhà thầu ghi rõ số chai cần lưu hành ở công suất đỉnh theo tính toán của họ. Câu trả lời cho bạn biết họ có thật sự hiểu mô hình hay không, và là đầu vào để bạn kiểm chứng bằng cách tính riêng theo cách dự báo nhu cầu mùa cao điểm.
Tiêu chí chấm và trọng số
Bảng dưới đây là ví dụ về cách phân bổ trọng số, không phải chuẩn ngành và không phải trọng số chúng tôi khuyến nghị cho mọi trường hợp. Mỗi chuỗi tự cân lại theo địa bàn và độ đồng đều giữa các cơ sở.
| Tiêu chí | Trọng số ví dụ | Căn cứ đánh giá |
|---|---|---|
| Tổng chi phí trên lượt phòng đêm cả năm | 30 | Mẫu báo giá bốn nhóm, do chủ đầu tư tự cộng |
| Năng lực phủ địa bàn và tần suất giao thu cam kết | 20 | Danh sách địa bàn, phương tiện, kho trung chuyển |
| Năng lực mùa cao điểm và dự trữ chai lưu hành | 15 | Số chai lưu hành, công suất nhà máy rửa, cam kết bằng văn bản |
| Hệ thống an toàn thực phẩm và hồ sơ kiểm nghiệm | 15 | Chứng nhận hệ thống, phiếu kiểm nghiệm, đi thực địa nhà máy |
| Chất lượng dữ liệu và báo cáo | 10 | Mẫu biên bản, mẫu báo cáo tháng |
| Hỗ trợ chuyển đổi và đào tạo nhân viên | 10 | Kế hoạch đào tạo, két mẫu, tài liệu hướng dẫn |
Hai điểm đáng chú ý. Thứ nhất, tiêu chí giá chỉ chiếm một phần ba, và đó là có lý do: một nhà cung cấp không giao được trong mùa cao điểm gây thiệt hại lớn hơn nhiều so với phần tiết kiệm được. Thứ hai, hạng mục hỗ trợ đào tạo không phải thứ để đẹp hồ sơ: thất bại ở giai đoạn đầu phần lớn do vận hành tại tầng, và nhà cung cấp có sẵn tài liệu như bộ tài liệu đào tạo nhân viên buồng phòng sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều tuần đầu. Phần thẩm định nhà cung cấp, gồm câu hỏi nên đặt khi đi thực địa nhà máy, đã được viết riêng trong bài về thẩm định nhà cung cấp nước đóng chai cho khách sạn, còn về chứng từ hệ thống thì bài về ISO 22000 giải thích giấy tờ nào có giá trị.
SLA cho mùa cao điểm
Một SLA viết chung cho cả năm là SLA không dùng được, vì tháng 6 và tháng 11 là hai thế giới khác nhau. Tách thành chế độ thường và chế độ cao điểm, và định nghĩa rõ cách kích hoạt chế độ cao điểm, theo tháng cụ thể hoặc theo ngưỡng công suất phòng. Những điều cần ghi rõ cho chế độ cao điểm:
- Tần suất giao tối thiểu, và ai được quyền tăng tần suất khi công suất vượt ngưỡng.
- Thời gian đáp ứng đơn bổ sung ngoài lịch, tính theo giờ chứ không theo ngày.
- Số chai tối thiểu nhà cung cấp cam kết giữ sẵn cho cơ sở của bạn trong mùa.
- Cách xử lý khi nhà cung cấp không đáp ứng, gồm quyền mua ngoài và cách bù chênh lệch.
- Thời điểm chốt sản lượng dự kiến trước mùa, và hậu quả nếu một trong hai bên sai số quá biên độ cho phép.
Điểm cuối hay bị bỏ và gây tranh chấp nhiều nhất. Nhà cung cấp tái chiết không thể tăng sản lượng đột ngột như nhà cung cấp chai nhựa, vì số chai lưu hành là tài sản họ phải đầu tư trước. Chốt sản lượng muộn thì họ không kịp chuẩn bị, và cả hai bên cùng thiệt.
Thử một cơ sở trước khi áp cả chuỗi
Khuyến nghị mà ban mua tập trung thường không thích, vì nó làm chậm kế hoạch và làm yếu vị thế đàm phán về sản lượng. Nhưng mô hình tái chiết có quá nhiều biến số vận hành ở từng cơ sở để áp đồng loạt: thang máy dịch vụ, kho tầng, đường xe vào, khoảng cách tới kho trung chuyển. Cách làm gọn: chọn một cơ sở có độ phức tạp trung bình, không dễ nhất và cũng không khó nhất, chạy một chu kỳ đủ dài để đi qua ít nhất một đợt cao điểm ngắn, rồi đo bằng đúng bộ chỉ số trong bài về KPI đo lường chương trình giảm nhựa, và đưa kết quả đó vào hợp đồng khung cho cả chuỗi. Trình tự tổng thể của một lần chuyển đổi nằm trong lộ trình 90 ngày đưa khách sạn về trạng thái không nhựa dùng một lần.
Khi các cơ sở nằm ở địa bàn nhà cung cấp không phủ hết
Nói thẳng: không có nhà cung cấp nước đóng chai thủy tinh tái chiết nào ở Việt Nam phủ được toàn quốc, kể cả chúng tôi. Chúng tôi phục vụ Hạ Long, Quảng Ninh, Hải Phòng và Hà Nội. Lý do mang tính cấu trúc chứ không phải thiếu tham vọng: mô hình này sống được nhờ bán kính giao và thu hồi ngắn, vì chiều về chở vỏ rỗng nặng mà không tạo doanh thu. Kéo bán kính ra thì cả chi phí và phát thải đều tăng, và lúc đó mô hình mất ý nghĩa, chi tiết nằm trong bài về logistics chai tuần hoàn.
Hệ quả cho hồ sơ thầu: đừng đòi một nhà thầu duy nhất cho cả chuỗi nếu các cơ sở trải rộng. Ba cách xử lý đã thấy hiệu quả: chia lô theo vùng và cho phép nhà thầu chào một hoặc nhiều lô, nhưng chuẩn hóa yêu cầu kỹ thuật và mẫu báo cáo để số liệu toàn chuỗi vẫn gộp được; chấp nhận hai mô hình song song, tái chiết ở những vùng có nhà cung cấp và phương án khác ở những vùng chưa có rồi báo cáo theo phạm vi, với các lựa chọn được so sánh trong bài so sánh các mô hình nước uống trong phòng; hoặc đưa vùng chưa phủ vào hạng mục phát triển, tức yêu cầu nhà thầu nêu điều kiện để mở rộng tới đó kèm sản lượng tối thiểu cần cam kết. Nếu các cơ sở của bạn nằm trong vùng chúng tôi phục vụ, bối cảnh địa bàn có trong bài về cung cấp nước đóng chai tại Quảng Ninh, Hải Phòng và Hà Nội.
Bối cảnh chính sách nên đưa vào phần căn cứ
Khi trình hồ sơ lên ban đầu tư, phần căn cứ nên dẫn lộ trình pháp lý thay vì chỉ dẫn lý do thương hiệu. Lộ trình hạn chế sản phẩm nhựa dùng một lần được quy định tại Điều 64 Nghị định 08/2022/NĐ-CP, cơ chế EPR đang được hoàn thiện với Nghị định 110/2026, và xu hướng chung của ngành được mô tả trong bài về du lịch hướng đến không rác thải nhựa. Riêng các điều khoản về quyền sở hứu vỏ, hoàn cọc khi kết thúc hợp đồng, trách nhiệm vỡ tại phòng khách so với vỡ trong vận chuyển, và căn cứ điều chỉnh giá trong kỳ, đều đáng đưa vào phần điều kiện chung và được bàn kỹ hơn trong bài về hợp đồng cung cấp nước đóng chai cho khách sạn.
Tóm lại
Chấm theo tổng chi phí trên lượt phòng đêm chứ không theo đơn giá chai, phát mẫu báo giá bốn nhóm tách bạch, công bố trọng số trước, tách SLA mùa cao điểm, thử một cơ sở trước, và chấp nhận sự thật về phủ địa bàn thay vì ép một nhà thầu cam kết những thứ họ không làm được. Sáu nguyên tắc đó loại gần hết rủi ro của hạng mục này.
Thông số kỹ thuật chai 330ml và 500ml, cách khắc laser UV và mô tả mô hình giao thu có trên trang sản phẩm, dùng làm căn cứ viết phần yêu cầu kỹ thuật. Nếu muốn chúng tôi chào theo đúng mẫu bốn nhóm trên, hoặc cần bản nêu rõ địa bàn nào chúng tôi phục vụ được và địa bàn nào không để bạn chia lô, hãy liên hệ qua trang liên hệ hoặc gọi +84 906 150 392. Chúng tôi sẽ nói thật phạm vi phủ ngay ở bước đầu, vì một cam kết không giữ được trong mùa cao điểm gây thiệt hại cho cả hai bên.