Hầu hết chương trình giảm nhựa trong khách sạn đều có một con số đẹp để đưa lên báo cáo, và phần lớn những con số đó không chịu được một câu hỏi thứ hai. Bài này dành cho người phải trả lời câu hỏi thứ hai: kế toán quản trị, giám đốc vận hành, người làm báo cáo bền vững cho chủ đầu tư. Mọi con số trong bài đều là ví dụ tính toán để minh họa công thức, không phải số liệu thực của bất kỳ cơ sở nào.
Quy tắc trước tất cả: đo mốc gốc trước khi chuyển đổi
Nếu chỉ đọc một đoạn trong bài này, đọc đoạn này. Mốc gốc là lượng chai nhựa dùng một lần khách sạn tiêu thụ trước khi chuyển đổi, cùng công suất phòng của chính giai đoạn đó. Không có mốc gốc, mọi tuyên bố về sau đều là ước lượng, và ước lượng không đứng được trước kiểm toán hay trước một đoàn thẩm định chứng nhận xanh.
Mốc gốc cần tối thiểu ba thứ, lấy cùng khoảng thời gian, tốt nhất 12 tháng hoặc ít nhất 3 tháng bao gồm cả cao điểm và thấp điểm: số chai nhựa nhập kho theo hóa đơn chứ không theo ước lượng của bộ phận mua hàng, số lượt phòng đêm bán được lấy từ PMS, và khối lượng nhựa tính theo trọng lượng một vỏ nhân số chai có ghi rõ nguồn.
Đã chuyển đổi rồi thì đo mốc gốc thế nào: bạn chỉ còn cách dựng lại từ hóa đơn mua hàng cũ, và phải ghi rõ trong báo cáo rằng đây là số dựng lại, đừng trình bày như số đo. Nếu đang ở giai đoạn chuẩn bị, hãy đặt việc đo mốc gốc vào đúng tuần đầu của lộ trình 90 ngày đưa khách sạn về trạng thái không nhựa dùng một lần, trước cả việc gọi nhà cung cấp.
Năm chỉ số đáng đo
1. Số chai nhựa dùng một lần tránh được
Chỉ số dễ bị làm sai nhất vì ai cũng tưởng nó đơn giản. Cách sai là lấy số chai nhựa tháng trước trừ số chai tháng này. Cách đúng là quy về cùng một mẫu số, tức lượt phòng đêm: chai nhựa tránh được = (mức chai nhựa trên lượt phòng đêm ở mốc gốc) x (số lượt phòng đêm kỳ báo cáo) trừ (số chai nhựa thực dùng kỳ báo cáo).
Ví dụ tính toán cho khách sạn giả định 120 phòng, công suất 70 phần trăm, tiêu chuẩn 2 chai mỗi phòng mỗi đêm. Lượt phòng đêm trong tháng 30 ngày là 120 x 30 x 0,70 bằng 2.520. Mức mốc gốc 2,0 chai trên lượt phòng đêm. Sau chuyển đổi, số chai nhựa thực dùng giả định còn 120 chai mỗi tháng cho khu bếp và nhân viên. Vậy chai nhựa tránh được là 2,0 x 2.520 trừ 120, bằng 4.920 chai trong tháng.
Cạm bẫy ở đây: con số 120 chai nhựa còn lại phải được giữ trong báo cáo, không được làm tròn về không. Rất nhiều khách sạn báo cáo đã loại bỏ hoàn toàn chai nhựa trong khi khu nhân viên, khu bếp và xe đưa đón vẫn dùng. Đó là điểm dễ bị bắt nhất.
2. Chai trên lượt phòng đêm, không phải chai tuyệt đối
Chỉ số chai tuyệt đối theo tháng vô dụng vì công suất biến động mạnh. Một khách sạn ở Hạ Long có thể chạy 90 phần trăm vào tháng 6 và 40 phần trăm vào tháng 11. Báo cáo theo số chai tuyệt đối thì tháng 11 luôn trông như một tháng tiết kiệm và tháng 6 luôn trông như thất bại. Cả hai kết luận đều vô nghĩa.
Dùng mẫu số lượt phòng đêm. Khi chỉ số này nhúch lên mà không do thay đổi tiêu chuẩn phục vụ, gần như chắc chắn có chuyện đang xảy ra trên tầng: nhân viên đặt thêm chai cho đỡ phải lên lại, hoặc vỏ đang bị tính lẫn vào chai đặt phòng, như mô tả trong tài liệu đào tạo nhân viên buồng phòng khi chuyển sang chai tái chiết.
3. Tỷ lệ thu hồi vỏ
Chỉ số trụ của mô hình tái chiết và cũng là chỉ số ít khách sạn nào theo dõi tử tế: số vỏ trả về chia cho số chai đầy đã nhận trong cùng kỳ, tính theo biên bản giao nhận chứ không theo cảm nhận. Ví dụ tính toán: nhận 5.040 chai đầy, trả về 4.890 vỏ, tỷ lệ thu hồi khoảng 97,0 phần trăm. Phần 150 chai chênh lệch phải tách thành hai nhóm: vỡ có ghi nhận và thất lạc không ghi nhận. Không tách được hai nhóm này thì hệ thống ghi chép ở tầng đang không hoạt động.
Ngưỡng hợp lý phụ thuộc loại khách: khách lưu trú dài ngày và khu phòng họp hội nghị cho tỷ lệ cao hơn, trong khi hồ bơi và khu spa wellness thường thấp hơn vì vỏ bị mang đi xa điểm phục vụ. Nên tính theo từng khu vực, không gộp toàn khách sạn thành một số.
4. Tỷ lệ vỡ và hao hụt
Tách ra khỏi tỷ lệ thu hồi, vì hai chỉ số này dẫn tới hai hành động khác nhau. Vỡ dẫn tới sửa hạ tầng và thao tác, thất lạc dẫn tới sửa quy trình ghi chép. Tiếp ví dụ tính toán trên: trong 150 chai chênh lệch, giả định 60 chai vỡ có ghi nhận và 90 chai thất lạc, tức tỷ lệ vỡ khoảng 1,2 phần trăm và tỷ lệ thất lạc khoảng 1,8 phần trăm. Cùng một độ lớn nhưng nghĩa khác hẳn: vỡ là vấn đề của két và thang máy dịch vụ, thất lạc là vấn đề của sổ sách. Khi tỷ lệ vỡ không giảm sau sáu tuần đầu, nguyên nhân gần như luôn là hạ tầng chứ không phải ý thức, xem bài về logistics chai tuần hoàn.
5. Chi phí trên lượt phòng đêm
Không phải đơn giá mỗi chai. Đơn giá mỗi chai gây nhầm lẫn nhiều nhất vì nó bỏ qua logistics giao và thu, đặt cọc vỏ, hao hụt và thời gian nhân sự. Công thức nên dùng: (tiền nước + phí logistics giao và thu + giá trị vỏ mất trong kỳ + chi phí nhân sự phát sinh) chia cho số lượt phòng đêm. Chúng tôi không đưa số tiền ví dụ vào công thức này, vì mọi con số giá đặt ra ở đây sẽ bị hiểu thành báo giá. Cách bóc tách các cấu phần nằm trong bài phân tích chi phí thật của nước uống trong phòng. Khi tính được, hãy so với chính mốc gốc chai nhựa của bạn, không so với báo giá của nhà cung cấp khác.
Bốn chỉ số chỉ để trưng
Bốn chỉ số sau xuất hiện rất nhiều trong báo cáo và gần như không dẫn tới hành động nào. Một, số vòng quay của chai do nhà cung cấp công bố: chai được thiết kế để quay vòng hơn 70 lần, nhưng đó là đặc tính sản phẩm, không phải thành tích vận hành của khách sạn. Hai, số kg nhựa đã loại bỏ mà không nói mốc gốc: luôn đẹp và luôn không kiểm chứng được. Ba, phần trăm giảm nhựa tính theo số điểm phục vụ đã chuyển đổi, ví dụ 8 trong 10 điểm tức giảm 80 phần trăm, trong khi hai điểm còn lại có thể chiếm phần lớn sản lượng. Bốn, số CO2 tự quy đổi từ số chai, chỉ số rủi ro nhất vì nó đặt khách sạn vào vùng tuyên bố có thể bị chất vấn, lý do nằm trong bài về dấu chân carbon của chai thủy tinh.
Nói thẳng một điều người làm báo cáo nên nhớ: con số đẹp nhất trong bộ số liệu của bạn thường là con số đo sai. Nếu một chỉ số cải thiện 80 phần trăm trong tháng đầu, hãy giả định là định nghĩa có vấn đề rồi đi kiểm tra, trước khi đưa lên slide.
Bảng theo dõi hằng tháng
Một trang, một người chịu trách nhiệm, chốt vào ngày 5 tháng sau.
| Chỉ số | Công thức | Nguồn dữ liệu |
|---|---|---|
| Lượt phòng đêm | Lấy trực tiếp | PMS |
| Chai đầy nhận (330ml / 500ml) | Tổng biên bản giao | Biên bản giao nhận |
| Vỏ trả về | Tổng biên bản thu | Biên bản giao nhận |
| Tỷ lệ thu hồi vỏ | Vỏ trả / chai nhận, theo khu vực | Tính toán |
| Chai vỡ ghi nhận | Tổng sổ ca, theo tuần | Sổ bàn giao ca |
| Chai thất lạc | Chênh lệch trừ vỡ ghi nhận | Tính toán |
| Chai trên lượt phòng đêm | Chai đặt phòng / lượt phòng đêm | Tính toán |
| Chai nhựa tránh được | Theo công thức mục 1 | Hóa đơn và tính toán |
| Chi phí trên lượt phòng đêm | Theo công thức mục 5 | Kế toán |
Cột nguồn dữ liệu quan trọng hơn vẻ ngoài: ghi rõ nơi lấy số là điều kiện để số liệu dùng được về sau, và tránh tình trạng đến cuối năm mới đi tìm sổ ca của tháng 3. Trong 6 đến 8 tuần đầu, số liệu phản ánh độ phức tạp của việc học việc mới chứ không phản ánh mô hình, nên hãy thống nhất trước rằng mốc đánh giá đầu tiên là cuối tháng thứ ba.
Điểm bất lợi cần ghi vào báo cáo
Mô hình chai thủy tinh tái chiết tạo ra một hạng mục chi phí mới mà chai nhựa không có: chi phí đo lường và ghi chép. Có người phải đếm vỏ, đối chiếu biên bản, tổng hợp bảng hằng tháng. Với một khách sạn nhỏ không có nhân sự kế toán quản trị riêng, đây là gánh nặng thực, và thường chính nó làm chương trình chết, không phải giá nước, như đã bàn trong bài về homestay và boutique hotel nhỏ. Nếu không có người làm việc này, hãy giảm bộ chỉ số xuống còn ba dòng đầu của bảng và chấp nhận độ chính xác thấp hơn, tốt hơn là thiết kế mười chỉ số rồi bỏ trống sau hai tháng.
Gắn bộ chỉ số vào hợp đồng
Một số dữ liệu bạn cần lại nằm trong tay nhà cung cấp, ví dụ số vỏ đã nhận về và số vỏ bị loại tại nhà máy. Không đưa yêu cầu báo cáo dữ liệu vào hợp đồng từ đầu thì về sau xin sẽ rất khó, cách đặt điều khoản nằm trong bài về hồ sơ mời thầu nước uống cho chuỗi khách sạn. Bối cảnh pháp lý cũng đang đổi: cơ chế trách nhiệm mở rộng của nhà sản xuất đang được hoàn thiện khung pháp lý và từ 25/5/2026 việc tái chế bao bì theo cơ chế EPR trở thành bắt buộc với các đối tượng thuộc diện áp dụng, nghĩa là những số bạn lưu cho báo cáo tự nguyện hôm nay có thể thành số phải khai sau này. Nếu mục tiêu cuối cùng là một chứng nhận, nên đọc sớm bài về ESG và các chứng nhận xanh cho khách sạn để biết khung nào đòi dữ liệu gì, rồi thiết kế bảng theo dõi theo khung đó ngay từ đầu. Bộ chỉ số này còn là đầu vào để dự báo nhu cầu mùa cao điểm: dùng chỉ số để ra quyết định thì nó sống, dùng để báo cáo không thì sau ba tháng sẽ không ai nhập nữa.
Tóm lại
Đo mốc gốc trước, dùng mẫu số lượt phòng đêm, tách vỡ ra khỏi thất lạc, tính chi phí trên lượt khách thay vì đơn giá mỗi chai, và không tự quy đổi carbon.
Thông số chai 330ml và 500ml cùng cách đóng két có trên trang sản phẩm nước khoáng chai thủy tinh, dùng khi thiết lập bảng đếm. Nếu bạn muốn một bản bảng theo dõi trống theo đúng cấu trúc trên, hoặc muốn chúng tôi cam kết báo cáo số vỏ nhận về theo tháng, hãy liên hệ qua trang liên hệ hoặc gọi +84 906 150 392. Chúng tôi phục vụ Hạ Long, Quảng Ninh, Hải Phòng và Hà Nội, không phủ toàn quốc, nhưng bảng chỉ số trên đây dùng được với bất kỳ nhà cung cấp nào.