Nếu bạn đếm rác nhựa của một khách sạn theo từng khu, khối phòng họp hầu như luôn đứng đầu. Lý do đơn giản: trong buồng ngủ, một khách dùng hai chai một đêm. Trong một hội nghị 200 người kéo dài từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều, con số dễ dàng vượt 400 chai trong một ngày, từ một mặt sàn duy nhất. Tệ hơn, đa số những chai đó bị bỏ lại khi còn một phần ba nước, vì đại biểu đứng lên đi giờ nghỉ rồi quay lại không nhận ra chai của mình nữa và lấy chai mới. Khối MICE vừa là nơi thải nhiều nhất, vừa là nơi duy nhất trong khách sạn mà khách hàng chủ động đi kiểm tra tiêu chí bền vững trước khi ký hợp đồng.
Khách doanh nghiệp chấm điểm địa điểm theo tiêu chí, không theo cảm nhận
Đây là khác biệt căn bản giữa khách lưu trú và khách MICE. Khách lưu trú có thể thích hoặc không thích chai nhựa trong phòng nhưng ít khi đổi khách sạn vì chuyện đó. Khách MICE thì khác. Bộ phận mua hàng của một tập đoàn, một ngân hàng, một hãng dược hay một tổ chức quốc tế thường phát một bản yêu cầu có mục riêng về môi trường, và họ cần câu trả lời để đưa vào báo cáo nội bộ của chính họ. Câu hỏi quen gặp: địa điểm có dùng nhựa dùng một lần không, có số liệu về lượng rác phát sinh không, có chứng nhận hay cam kết nào không.
Khi đó, một dòng trả lời rõ ràng kiểu địa điểm không dùng chai nhựa dùng một lần trong khu họp, toàn bộ nước phục vụ bằng chai thủy tinh tái chiết khép kín, có giá trị trong hồ sơ hơn rất nhiều câu chữ về cam kết xanh chung chung. Cách đưa những thông tin này thành bằng chứng kiểm đếm được đã được bàn trong bài về ESG và các chứng nhận xanh mà khách sạn có thể theo đuổi. Riêng với khối MICE, lợi thế là bạn không cần làm cả khách sạn ngay: chỉ cần làm sạch khối họp là đã có thể trả lời được phần lớn câu hỏi trong hồ sơ chào giá cho khách đoàn.
Xu hướng này không phải do khách sạn tự nghĩ ra. Ngành du lịch Việt Nam đã đặt mục tiêu hướng tới không rác thải nhựa, và Điều 64 Nghị định 08/2022/NĐ-CP đặt ra lộ trình hạn chế sản phẩm nhựa dùng một lần. Bạn có thể đọc thêm bối cảnh ở bài về khủng hoảng nhựa và hướng đi của bao bì tuần hoàn.
Tính số chai cho hội nghị: theo đầu người và theo giờ
Đây là phần vận hành thực, và công thức của khối MICE khác hẳn khối buồng. Ở buồng, bạn tính theo số phòng bán được. Ở phòng họp, bạn tính theo hai biến cùng lúc: số đại biểu và thối lượng chương trình. Một hội nghị 100 người trong hai giờ và một hội nghị 100 người trọn ngày là hai bài toán khác nhau.
Cách tính dưới đây là ví dụ minh họa để bạn thay số của mình vào, không phải định mức bắt buộc:
| Loại chương trình | Chai 330ml trên đầu người | Ghi chú vận hành |
|---|---|---|
| Họp nứa buổi, dưới 3 giờ | 1,0 đến 1,5 | Một lần set-up ban đầu, một lần bổ sung giữa giờ |
| Họp trọn ngày, có ăn trưa | 2,0 đến 2,5 | Set-up lại hoàn toàn sau giờ ăn trưa |
| Hội thảo có diễn giả nói nhiều | Cộng thêm cho bàn chủ tọa | Mỗi diễn giả một chai riêng, thay mỗi phiên |
| Tiệc đứng, gần gũi, ngoài trời | 1,5 đến 2,0 | Tăng mạnh theo nhiệt độ, khó dự báo hơn |
Điều quan trọng hơn con số là nguyên tắc: số chai bạn cần có trong kho không bằng số chai bạn rót ra. Với mô hình tái chiết, một chai đi qua bốn trạng thái: đầy ở kho, đang dùng trong phòng họp, vỏ chờ thu, và đang ở nhà máy. Bạn phải đầu tư đủ chai cho cả bốn trạng thái. Với khách sạn có trung tâm hội nghị lớn, con số này có thể gấp ba đến bốn lần lượng chai dùng trong ngày cao điểm. Cơ chế đó được giải thích kỹ hơn trong bài về logistics chai tuần hoàn và cách tính tồn kho hai chiều.
Set-up bàn chủ tọa và bàn đại biểu
Hai loại bàn này có yêu cầu khác nhau, và đây là chỗ chai thủy tinh thể hiện ưu thế rõ nhất so với chai nhựa.
Bàn chủ tọa và bục diễn giả
Đây là vị trí lên ảnh và lên video. Mọi bức ảnh báo chí, mọi đoạn phát trực tiếp, mọi bạn tin nội bộ của khách đều có chai nước trong khung hình. Một chai nhựa có nhãn màng co sẽ mang thương hiệu của nhà sản xuất nước vào ảnh của khách, và phản chiếu đèn sân khấu thành vệt sáng khó chịu. Chai thủy tinh khắc logo bằng UV laser trực tiếp lên thân chai không có nhãn phản sáng, và hình khắc là logo của chính khách sạn hoặc để trống, không phải quảng cáo cho bên thứ ba. Với sự kiện có báo chí, điểm này thường được ban tổ chức yêu cầu bằng văn bản.
Quy cách thực dụng cho bàn chủ tọa: mỗi ghế một chai 330ml cùng một ly thủy tinh, đặt phía tay phải, nhãn khắc hướng ra phía khán phòng. Chai thay mỗi phiên, kể cả khi chưa uống hết, vì đây là vị trí không được phép có chai vơi.
Bàn đại biểu
Ở đây bài toán là thất thoát chứ không phải hình ảnh. Hai cách làm giảm lượng chai bỏ dở:
- Dùng chai 500ml cho bàn dài, chai 330ml cho kiểu rạp hát. Bàn dài có chỗ đặt, đại biểu ngồi cố định nên giữ được chai của mình. Kiểu rạp hát không có mặt bàn, chai dễ bị đặt xuống sàn và bỏ quên, nên chai nhỏ đỡ hồng hơn.
- Dùng thẻ đánh dấu chỗ ngồi hoặc bút viết được lên thân chai. Nghe đơn giản nhưng giảm đáng kể số chai bị lấy mới sau giờ nghỉ. Bề mặt thủy tinh nhẵn cho phép viết rồi lau đi, chai nhựa có màng co thì không.
Một mẹo vận hành nữa: thay vì đặt sẵn chai ở mọi ghế cho cả ngày, hãy set-up khoảng 70 phần trăm số ghế và bố trí hai điểm lấy nước tự do ở cuối phòng. Khách lấy khi cần, bạn giảm được số chai mở ra rồi không ai uống.
Thu hồi sau sự kiện là khâu dễ vỡ nhất
Cần nói thẳng: đây là điểm bất lợi rõ rệt nhất của chai thủy tinh trong bối cảnh sự kiện, và bạn nên biết trước khi quyết định. Một hội nghị kết thúc lúc 5 giờ chiều, khách sạn thường chỉ có 90 phút để dọn sạch mặt sàn cho tiệc tối. Trong 90 phút đó, nhân viên phải xếp ghế, thay khăn, chuyển bàn, và bây giờ thêm việc thu 400 vỏ thủy tinh vào khay một cách có trình tự. Nếu làm sai, kết quả là vỡ, là mảnh thủy tinh trên thảm, là rủi ro cho khách đi tiệc sau đó.
Ba quy định giúp khâu này không thành sự cố:
- Thu vỏ trước khi di chuyển bàn ghế, không phải sau. Vỏ đứng trên bàn thì an toàn, vỏ để dưới sàn trong lúc kéo bàn thì vỡ.
- Khay có vách ngăn, không dùng thùng rỗng. Ném vỏ vào thùng cho nhanh là nguyên nhân chính làm chai bị loại khỏi vòng tuần hoàn. Chai được thiết kế quay vòng hơn 70 lần, nhưng chỉ đạt được con số đó nếu được xếp đúng khay.
- Một điểm tập kết cố định cạnh khu họp. Không chuyển vỏ qua sảnh chính, không chuyển qua lối khách.
Thêm một điểm bất lợi nữa cần tính: với sự kiện ngoài trời, trên bãi biển hoặc có tiệc đứng đông người di chuyển, nhiều khách sạn chủ động không dùng thủy tinh. Đó là quyết định đúng. Mô hình chai thủy tinh phù hợp với phòng họp có trần, có bàn, có nhân viên phục vụ, chứ không phải với mọi loại sự kiện. Hãy chia khối MICE thành vùng dùng thủy tinh và vùng dùng giải pháp khác như bình rót và ly, thay vì cố áp một giải pháp cho tất cả.
Đưa cam kết không nhựa vào hồ sơ chào giá
Phần này dành cho bộ phận kinh doanh MICE. Mục tiêu không phải viết một đoạn về môi trường cho đủ bộ, mà là cung cấp những dòng khách có thể copy thẳng vào báo cáo nội bộ của họ. Bốn thứ đáng đưa vào:
- Con số chai nhựa tránh được cho chính sự kiện đó. Tính bằng số đại biểu nhân định mức nhân số ngày. Đây là con số cụ thể cho họ, không phải thành tích của khách sạn.
- Mô tả mô hình một câu. Chai thủy tinh khắc logo, thu hồi, rửa tiệt trùng và tái chiết tại nhà máy, thiết kế quay vòng hơn 70 lần.
- Hồ sơ chất lượng của nhà cung cấp. Nguồn nước, chứng nhận hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Xem cách lập bộ tài liệu này trong bài về ISO 22000 cho nước đóng chai phục vụ khách sạn.
- Phạm vi áp dụng, nói thật. Nếu bạn chỉ làm khối họp mà chưa làm buồng, hãy ghi rõ. Khách doanh nghiệp kiểm tra, và một cam kết quá rộng bị phát hiện sẽ tệ hơn là không cam kết gì.
Cần lưu ý rằng tiêu chí bền vững hiện chưa nằm trong bộ tiêu chí xếp hạng sao khách sạn theo cách cụ thể như khách doanh nghiệp đòi hỏi, nên bạn không thể dụa vào hạng sao để trả lời. Phải có bằng chứng riêng.
Bắt đầu từ khối họp thay vì cả khách sạn
Một lợi thế ít được nói đến: khối MICE là nơi dễ chuyển đổi nhất trong một khách sạn. Lý do là nó có địa điểm tập trung, có nhân viên riêng, có lịch biết trước, và không phải xử lý 300 phòng rải trên mười tầng. Bạn có thể chạy thử một quý ở khối họp, đo số chai vỡ, đo thời gian dọn, rồi mới quyết định có mở rộng sang buồng hay không. Cách làm theo giai đoạn này được trình bày trong lộ trình 90 ngày chuyển đổi khách sạn sang mô hình không nhựa, và bạn hoàn toàn có thể áp dụng chỉ cho một khối.
Khi mở rộng, hai điểm tiêu thụ nền đi kèm là nước trên bàn ăn của nhà hàng và fine dining và nước trong khu spa và wellness, vì cả ba khối dùng chung một vòng luân chuyển và chung lịch xe. Về phía thu hút khách, bài về kỳ vọng của du khách cao cấp với du lịch bền vững giải thích lý do nhu cầu này đang tăng từ phía cầu, chứ không chỉ từ phía quy định. Thực tế ở Việt Nam cũng đã có những mô hình thu gom và tái chế chai thủy tinh đã triển khai để bạn tham chiếu, chi tiết hơn trong bài về các khách sạn Việt đã bỏ chai nhựa.
Chốt lại
Khối phòng họp là nơi bạn tiết kiệm được nhiều nhựa nhất trên một đơn vị công sức, và cũng là nơi cam kết của bạn được khách hàng kiểm tra kỹ nhất. Nhưng đây cũng là nơi có áp lực thời gian dọn cao nhất và rủi ro vỡ thực sự, nên quy trình thu hồi phải được viết ra và đào tạo, không để nhân viên tự xử lý. Thông số chai 330ml và 500ml cùng quy cách khay có trong trang sản phẩm. Nếu bạn muốn chúng tôi tính giúp số chai cần cho một hội nghị cụ thể hoặc cần hồ sơ để đưa vào bài chào giá cho khách đoàn, liên hệ Yên Tử Montane qua hotline +84 906 150 392 hoặc email info@future-group.vn. Chúng tôi phục vụ Hạ Long, Quảng Ninh, Hải Phòng và Hà Nội.